Antes de comprar um sistema, tente automatizar o processo

Recebo com frequência a mesma demanda: "preciso trocar de sistema". Em boa parte das vezes, depois de meia hora de conversa, fica claro que o sistema atende — o que não existe é uma ponte entre ele e o resto da operação.

O sintoma engana

Trocar de ERP é caro, demorado e arriscado: migração de dados, retreinamento de equipe, meses de produtividade menor. Vale a pena quando o problema é estrutural. Não vale quando o problema é de borda.

Sinais de que o problema é de borda:

alguém exporta um relatório e cola em outra planilha;
a informação existe, mas ninguém consegue cruzar;
o sistema faz o que precisa, mas ninguém usa o módulo certo;
a reclamação é sempre sobre relatório, nunca sobre cadastro.

O teste das três perguntas

O dado que você precisa já existe em algum lugar? Se sim, é integração, não sistema novo.
O gargalo é de informação ou de regra de negócio? Informação se resolve com automação. Regra que o sistema não suporta pode exigir troca.
Quantas pessoas dependem do processo manual? Se for uma ou duas, automatize. Se a operação inteira trava, olhe mais fundo.

O caminho barato primeiro

Automatizar a borda custa uma fração do preço de um sistema novo e entrega em semanas, não em trimestres. Na prática, é criar uma rotina que:

lê o dado onde ele já está (banco, API, planilha, e-mail);
aplica a regra que hoje está na cabeça de alguém;
devolve o resultado onde a pessoa precisa dele.

Se depois de automatizar a dor continuar, aí você tem um argumento sólido — e dados — para justificar a troca do sistema.

Quando trocar mesmo

Troque quando o sistema não suportar o modelo de negócio, quando o fornecedor tiver abandonado o produto, quando o custo de licença não fizer mais sentido ou quando a integração for tecnicamente impossível. Aí não tem jeito: é decisão estrutural e merece projeto próprio.

Resumo

Antes de assinar um contrato de seis dígitos, gaste duas semanas mapeando o processo. Na maior parte das vezes o problema é ponte, não fundação.